Afin de favoriser au maximum les échanges entre les 32 associations du réseau français, celles-ci se regroupent 3 fois par an lors de plateformes nationales (en anglais “National Platforms” - NP).

La première a lieu en octobre, la seconde en février puis la troisième en juin. Celle de juin est un peu spéciale puisque c'est en réalité une Assemblée Générale.

Les participants sont désormais entre 100 et 120, dont:

• 2 représentants par association minimum (les places restantes sont ensuite redistribuées)
• 17 administrateurs (membres du bureau inclus)
• 2 formateurs
• 3 chairs
• les salariés et Services Civiques ESN France
• les partenaires
• les associations invitées et candidates à l'adhésion au réseau
• les guests internationaux

En plus des participants s'ajoutent les membres du comité d'organisation (OC), qui sont invités aux plénières et ont des places réservées pour les formations.

Pour favoriser les associations à participer aux NP, ESN France prend en charge 1 place par association (soit environ 60€) ainsi qu'un fond de déplacement de 70€ en moyenne (en fonction de la distance parcourue).

Elles se déroulent sur trois jours: du vendredi soir au dimanche midi. Une NP débute par une cérémonie d'accueil organisée par le comité d'organisation le vendredi soir, le samedi et le dimanche matin sont ensuite consacrés aux temps de plénières et de formations.

Pourquoi ESN France organise des NPs?

• pour impulser et développer les interactions et les coopérations entre les bénévoles

• pour renforcer la transmission de connaissances et de compétences entre les bénévoles débutants et expérimentés à travers la mise en place de formations et d’ateliers participatifs

• pour valoriser les associations sur des engagements de qualité sur les thématiques de la mobilité internationale et l’accueil des étudiants internationaux

• pour faire prendre conscience aux bénévoles de l’environnement international dans lequel ils évoluent afin de favoriser la mise en place de projets internationaux en collaboration avec les autres pays du réseau

• pour promouvoir certains projets locaux, nationaux et internationaux directement auprès des bénévoles

Qu'est-ce qu'on fait exactement pendant une NP ?

• la cérémonie d'accueil: elle a toujours lieu le vendredi soir, c'est l'occasion pour les partenaires institutionnels de la ville d'accueil de se présenter et de souhaiter la bienvenue aux participants, de même pour la présidente de ESN France, ainsi que pour le comité d'organisation.

• le French Dinner: il a lieu le vendredi ou le samedi soir, chaque association emmène des spécialités propres à sa région et les partage auprès des autres bénévoles.

• les formations: d'une durée d'environ 2 heures, elles sont au nombre de 2 par NP. Elles sont dispensées par des formateurs ou animateurs du réseau français et international. Elles mélangent théorie et pratique et portent sur des thèmes tels que la gestion de projet, le fonctionnement associatif, la communication, les partenariats, leadership et motivation, les outils et bien d'autres encore. Les sujets sont choisis en amont de la NP: nous essayons de proposer en moyenne 10 formations différentes par NP pour couvrir tous les postes et tous les besoins des bénévoles, essayez donc de ne pas venir à la même formation que les autres membres de votre association!

• les small sessions: plus courtes qu'une formation, elles durent entre 30 et 45 minutes et visent l'échange de bonnes pratiques entre les participants. Là-aussi, une dizaine de small sessions sont proposées et les participants peuvent participer à 3, 4 voire 5 small sessions par NP.

• le parcours newbies: comme son nom l'indique, il est réservé aux nouveaux membres. Au programme: explication des comités nationaux, description du réseau et petit quizz pour voir si tout le monde a bien compris.

• le meet your colleagues: c'est un temps d'échange entre les participants en fonction du poste qu'ils occupent au niveau local. Les présidents vont se retrouver entre eux, de même pour les représentants locaux, les chargés de communication, les trésoriers, les membres actifs, etc. L'objectif visé est l'échange de bonnes pratiques sur leur poste, voir quels sont les problèmes rencontrés, les solutions trouvées ou encore les façons d'améliorer leur poste.

• les présentations de projets locaux: certains projets locaux originaux sont sélectionnés et présentés au reste du réseau lors des NPs. Le but est de valoriser les actions locales qui peuvent être intéressantes pour le reste des membres et de susciter la création de nouveaux projets un peu partout en France. Ces présentations se font en anglais afin que les guests internationaux puissent également en bénéficier.

• les updates: elles portent sur les partenaires, le réseau français et international, la communication ou encore les actions du Conseil d'administration. Le but est de présenter aux membres présents les avancées sur certains projets avec un temps de question prévu à chaque fin de présentation.

• les présentations des guests: il y a trois types de guests: les guests internationaux, les associations invitées et les partenaires. Les guests internationaux vont présenter leur pays, leur poste et leur organisation en interne. Les associations invitées vont présenter leurs actions menées à destination des étudiants internationaux, et enfin les partenaires vont présenter leur structure et leur relation avec ESN.

• les votes: deux types de votes peuvent être effectués lors d'une NP classique (hors AG): les votes pour les associations postulant pour adhérer au réseau ESN, et les votes pour les villes qui accueilleront les prochaines NP. Les dossiers de candidatures vont sont envoyés en amont par les chairs: vous devez bien sur les lire et en parler à votre bureau local avant de venir en NP.

• les awards: le moment préféré de certains… A chaque fin de NP, les participants votent afin d'attribuer des awards: le ESNer le plus drôle, le plus sérieux, le réveil difficile; le meilleur plat, la mascotte la plus convoitée. Ils sont remis en toute fin de plénières.

Comment faire si ma section veut organiser une NP?

Des open calls sont envoyés par la secrétaire avant chaque NP pour les sections candidates.

A titre d'exemple: en octobre, nous votons pour l'organisation des plateformes de février et de juin (si des candidats se présentent). Les dossiers de candidatures doivent être remis quelques semaines avant l'événement aux chairs, puis un temps de présentation vous est réservé: ensuite, les associations votent si oui ou non la prochaine NP doit se faire dans votre ville. Il peut bien sûr y avoir plusieurs candidats pour la même NP!

Un guide vous a été rédigé afin de tout savoir sur l'organisation d'une plateforme nationale, vous pouvez le retrouver ICI

Un dossier se prépare à l'avance, d'où l'intérêt de le présenter 2 NP en avance: si vous voulez organiser une NP en février, vous pouvez vous y prendre dès le mois d'avril afin d'être prêts et de le présenter à la NP de juin. Les demandes de subventions seront plus simples à faire et vous pourrez faire toutes les démarches administratives sans trop de pression.

Si vous avez des questions à ce sujet, contactez le vice-président qui sera votre interlocuteur privilégié: vicepresident@ixesn.fr

L'Assemblée Générale aura lieu chaque mois de juin, à partir de 2016. C'est une NP un peu particulière, on y retrouve la majorité des éléments mentionnés ci-dessus (des formations, small sessions, etc.) mais aussi:

• l'élection des 7 membres de bureau (président, vice-président animation du réseau, vice-président communication, secrétaire, NR, WPA, trésorier) qui sont également administrateurs
• l'élection des 10 autres administrateurs
• le vote des amendements et contre-amendements des statuts ESN France

Un open call est réalisé plusieurs mois avant chaque NP où tous les candidats intéressés envoient leur lettre de candidature et leur CV, qui sont ensuite rendus publics à tous les membres du réseau. Chaque candidat dispose d'environ 5 minutes pour présenter sa candidature, auxquelles s'ajoute un temps de questions. Les votes sont ensuite effectués en fin d'AG: les administrateurs effectuent alors un mandant d'une durée d'un an, jusqu'à la prochaine AG.

Les modifications statutaires vous sont aussi envoyées au préalable et vous seront présentées directement en AG. Désormais, les modifications du règlement intérieur ne s'effectueront plus en AG, mais directement par les administrateurs en Conseil d'Administration.

• Lille, février 2017 (130p), référente Tiphaine Tournay
• Reims, octobre 2016 (130p), référente Marie Sauvage
• Dijon, mai 2016 (130p), référente Sophie Kudinova
• Lyon, février 2016 (130p), référente Manon Garcia
• Montpellier, octobre 2015 (120 p), référente Sofie Munster
• Nancy, juin 2015 (110 p), référent Bertrand Kaufmann
• Valenciennes, février 2015 (120 p), référente Marie Rynkowski
• Paris, octobre 2014 (90 p), référent Mehdi Mesirdi
• Clermont-Ferrand, juin 2014 (90 p), référent Yoan Pompet
• Toulouse, février 2014 (82 p), référente Mélanie Garcia-Villard
• Rennes, octobre 2013 (82 p), référente Elodie Dibon
• Nice, juin 2013 (67p), référent Anthony Minniti
• Lille, février 2013 (78p), référente Marine Helfer
• Troyes, octobre 2012 (73p), référente Pascale Duong
• Nantes juin 2012 (48p), référente Marie Tournier
• Lyon février 2012 (72p), référente Flavie Chollet-Garnier
• Besançon octobre 2011 (58p) référente Lucile Chesnais
• Compiègne juin 2011 (48p) référente Lara Rincon
• Dijon février 2011 (60p) référent Jonathan Leconte
• Nancy octobre 2010 (39p)
• Paris Dauphine février 2010 (35p)
• Brest juin 2009 (12p)
• Besançon janvier 2009 (15p)
• Bruxelles 29 juin 2008 (10p)

La prochaine NP est une AG et aura lieu à Besançon, du 2 au 4 juin 2017, soyez prêts!